Officemanagement en meer

Er moeten afspraken worden ingepland, de agenda moet worden bijgehouden. E-mails moeten tijdig beantwoord worden. Er moeten betalingen worden uitgevoerd en de in- en verkoopfacturen moeten ook ingeboekt worden. Die niet-betaalde facturen moeten ook worden nagebeld.

Lees je al hoeveel “moet”? En dan heb ik maar een héél klein stukje officemanagement beschreven.

Niet voor niets is de officemanager vaak de spin in het web bij bedrijven.

Maar mijn bedrijf is niet zo groot!

Toch zal het je verbazen hoeveel tijd er gaat zitten in de werkzaamheden achter de schermen. De rompslomp die jouw bedrijf gestalte geeft. Zonder facturen geen inkomsten, zonder administratie heb je al snel de belastingdienst in je nek.

Waar moet ik zoal aan denken?

Ik zal het voor je gemak even indelen in groepen.

Afspraken en reizen

De officemanager maakt de afspraken in de agenda en houdt daarbij ook rekening met voorbereiding en reistijd. Is er geen reistijd? Dan toch zeker wel voorbereidingstijd. En wat heerlijk dat er nu geen dubbele afspraken meer in je agenda komen.

Je hoeft niet zelf op zoek te gaan naar de beste manier om te reizen. Wat is het toch handig dat iemand anders voor jou de juiste route plant, vliegreizen kan boeken, visa regelt. Klinkt het al fijn?

Administratie

Hier valt een heleboel onder. Denk aan

• e-mail, inclusief het beantwoorden van de mail en de mailbox overzichtelijk houden
• Het tekenklaar maken van belangrijke documenten
• Facturen maken en verzenden
• Met respect de klant bellen als de factuur niet betaald is
• Inkoopfacturen inboeken en betalen
• Kan jouw bedrijf aanspraak maken op subsidie? Laat het uitzoeken!
• Het opstellen van contracten en het beheer van lopende contracten.

Overzicht houden

De bestanden staan her en der op de harde schijf, enkele ook op het bureaublad. Herken je dit? Zou het niet prettig zijn als alles overzichtelijk gerangschikt wordt? In duidelijke mappen per klant/project?

Bestel je de ene keer bij leverancier X en de volgende keer bij Y omdat het toevallig zo uitkomt? Afspraken maken met leveranciers kan je veel geld besparen. Vaak ook tijd omdat je ook levertermijnen kunt afspreken. Taken die je kunt uitbesteden!

Wist je dat je zelfs de projectplanning in overleg kunt uitbesteden?!

Representatie

Als ondernemer wil je goed voor de dag komen. Daar kun je zeker wel wat hulp bij gebruiken. Ik geef je een kleine opsomming.

• Presentatiemateriaal laten bestellen, van pen tot vergaderlocatie
• Relatiegeschenken die bij jouw bedrijf passen laten uitzoeken en bestellen
• Heb je een webshop? Laat de productomschrijvingen maken.
• Laat je teksten proeflezen en redigeren of besteed het schrijven ervan uit
• Social media… dit is zo veelomvattend dat ik dit apart ga benoemen.

Social media

Een ondernemer kan niet meer zonder social media. Waar zit jouw doelgroep? LinkedIn? Instagram? Facebook? Welk medium je ook kiest, of misschien wel alle drie, er komt heel wat bij kijken. Dit kun je allemaal uitbesteden. Zou het niet fijn zijn als iemand voor jou

• de accounts goed opzet met een goede profielfoto en beschrijving van jou en je bedrijf
• berichten maakt en inplant
• Wil je met groepen gaan werken op Facebook of LinkedIn? Iemand kan namens jou regelmatig berichten plaatsen én de berichten van anderen beantwoorden.

Denk je dat jij ook best wel mijn hulp kunt gebruiken? Neem contact op via de Whatsapp button rechtsonder in beeld of vul het contactformulier in.

Ik hoor graag van je!