Ben jij ook regelmatig een document kwijt omdat je niet meer weet waar en hoe je het hebt opgeslagen?
Mijn werkkamer is ook mijn hobbykamer. Ik handwerk veel en er liggen lappen stof en vele bollen haakgaren in de kast. Daar doet mijn echtgenoot niets mee, dus het hoeft niet volgens een bepaald systeem te worden opgeborgen. Zolang ik het maar makkelijk kan terugvinden.
In een onderneming is dat anders. Zeker wanneer er meerdere personen in hetzelfde archief moeten werken. Dan is het cruciaal dat documenten allemaal op dezelfde manier worden opgeslagen. Hiermee voorkom je dat werknemer A een document opstelt voor een klant en werknemer B hetzelfde document opmaakt voor die klant maar het op een andere plek opslaat. Je hebt dan 2 dezelfde documenten voor 1 klant. In het gunstigste geval communiceren de werknemers en komen ze er achter dat het document 2 keer is gemaakt. Maar het kan ook zo zijn dat jouw klant van 2 verschillende mensen uit jouw organisatie hetzelfde document krijgt. Misschien zijn daar zelfs ook nog zaken verschillend in verwoord. Als jij die klant zou zijn, wat zou jij dan denken?
Een goede structuur hoeft echt niet duur te zijn
Je hoeft geen duur CRM-systeem aan te schaffen om structuur in jouw archief te krijgen. Het systeem is een hulpmiddel, maar de mensen die er mee werken moeten het wel op de juiste manier gebruiken. Anders is jouw archief ook met dat mooie en dure systeem binnen de kortste keren weer een grote chaos. Ook in jouw archief kan je, zonder een duur systeem, een goede structuur aanmaken die voor jou en jouw medewerkers makkelijk te gebruiken is.
Goed voorbeeld doet goed volgen
Tijdens mijn lange loopbaan heb ik voor diverse bedrijven structuren in archieven opgezet. De een aan de hand van een fancy systeem en het ander gewoon door gebruik te maken van wat er voor handen was.
Wanneer de structuur naar wens is maak ik een procesbeschrijving die voor iedereen te begrijpen is. Mijn doel is dat ik een willekeurig iemand van de straat moet kunnen halen die met mijn handleiding precies weet wat hij moet doen. Is dat niet zo, dan heb ik iets niet goed gedaan en moet ik de procesbeschrijving aanpassen.
Is de procesbeschrijving perfect? Dan gaat hij de organisatie in en is het aan de gebruikers om de beschreven stappen te volgen.
De gebruikers moeten elkaar er ook op attenderen als iets niet goed staat opgeslagen. Zeker in het begin zal het nog wel eens niet volgens het systeem gaan. Als iemand niet meer weet hoe hij iets moet opslaan kan hij altijd de procesbeschrijving er bij nemen. IEDEREEN moet volgens dit systeem werken om het te kunnen laten werken. Ook de hoogste baas. Goed voorbeeld doet goed volgen.
Hierbij 5 tips om zonder duur CRM-systeem een duidelijke structuur in jouw archief aan te brengen.
Tip 1.
Maak voor elke klant een aparte map met hierin een paar vaste mappen.
Bijvoorbeeld:
Je bent de eigenaar van een auto lease bedrijf. Dan wil je graag weten welke auto bij welke klant is, welke afspraken er zijn gemaakt en wat de status van de auto is.
De map structuur zou als volgt kunnen zijn:
Je maakt een map aan met de naam van de klant waar je de volgende mappen onder hangt; Contracten, Offertes en Auto’s. Onder de map Auto’s maak je voor elke leaseauto een map aan met het kenteken van de auto. Onder deze mappen op kenteken kan je alle informatie over de auto opslaan zoals kilometerstand bij uitgave, verzekeringspolis, onderhoud, schade, etc.
Tip 2.
Zorg dat je voor de klantmap de naam gebruikt waarmee de klant bij de Kamer van Koophandel staat geregistreerd. GEEN afkortingen van namen gebruiken. Ook al is die afkorting een veel gebruikte binnen jouw onderneming, gebruik hem niet als naam voor de klantmap. De afkorting kan je altijd nog tussen haakjes achter de naam zetten. Als iemand anders de klant gaat bedienen moet deze persoon alle informatie snel terug kunnen vinden. Wanneer jij een (eigen verzonnen) afkorting hebt gebruikt voor de klant is de kans groot dat de ander de informatie niet kan vinden en een nieuwe map gaat aanmaken. Je zit dan met 2 mappen voor 1 klant en moet uitzoeken welke documenten het laatst zijn aangemaakt om de 2 mappen samen te kunnen voegen, zonder dat er belangrijke informatie verloren gaat. Zonde van de tijd want het had in 1 keer goed kunnen gaan als iedereen zich aan de afgesproken structuur had gehouden.
Tip 3.
Zorg voor een basis structuur in je mappen. Je kan 1 basis map aanmaken met de structuur zoals in tip 1. Je slaat daar templates van veel gebruikte documenten in op. Die map kan voor een nieuwe klant gekopieerd en hernoemd worden. Hierbij is wel het gevaar dat iemand de basis map hernoemt voordat hij hem heeft gekopieerd en jij jouw basis map kwijt bent. ☹
Je kan er met koeienletters bij zetten dat deze map niet hernoemd mag worden, maar uit ervaring weet ik dat dit niet bij iedereen werkt. Zelf hield ik op een andere plek altijd nog een basis map achter de hand om deze opnieuw in de basis te kunnen plaatsen. Je kan het beste 1 iemand de verantwoording over de back-up map geven.
Tip 4.
Hang templates van contracten en offertes en andere documenten die steeds terugkeren in de daarvoor bestemde basis mappen. Wijzig je iets in een template? Vervang deze dan ook in de basis map. Zo kan het nooit gebeuren dat iemand een oude versie van een document gebruikt.
Tip 5.
Sla documenten altijd op dezelfde manier op. Zelf begin ik met de 4 cijfers van het jaar waarin het document is gemaakt, dan de maand in 2 cijfers, dan de dag in 2 cijfers, klantnaam, soort document. Dus: 20200915 De Roze Kever Contract 2021-2024 En wordt er een dag later een addendum voor dit contract gemaakt, dan sla je dit document op dezelfde manier op en zet je na ‘2021-2024’ addendum in de naam. Met het pijltje in de kolom NAAM kan je bepalen of je de namen van de documenten op- of aflopend wil laten weergeven.
Extra tip: Maak 1 iemand verantwoordelijk voor het opzetten van de nieuwe structuur en zorg dat deze persoon daar ook de tijd voor krijgt.
Je hebt nu een simpel en doeltreffend syteem om jouw documenten op te slaan en snel weer terug te vinden. Zie je al hoeveel tijd dit je gaat schelen? En het heeft je geen extra geld gekost voor een nieuw systeem.
Omdat er geen structuur zit in het opslaan van documenten zijn jij en jouw werknemers/collega’s regematig veel tijd kwijt met het zoeken naar een document. Het komt zelfs voor dat er dubbel werk wordt gedaan. Door een goede structuur aan te brengen in het archief van jouw onderneming voorkom je dat documenten zoek raken of dubbel opgesteld worden.
Zet jij een expert in of blijf je zelf aanmodderen?