6 tips om jouw agenda efficiënt in te delen.
Heb jij dat ook? Dat al je afspraken achter elkaar staan gepland. Geen tijd om uit te lopen bij een klant. Want je wilt niet te laat komen bij de volgende.
Klaar voor vertrek….er komt een e-mail binnen.
Vlak voor je naar je eerste klant wilt vertrekken mailt een andere klant. Je moet weg, maar je leest TOCH nog even dat mailtje en je beantwoord het ook gelijk. Gevolg, je vertrekt te laat. Daardoor arriveer je te laat bij jouw potentiële klant. En die is niet blij, hij is jouw eerste afspraak van vandaag en je komt gewoon te laat!
Wat zou jij denken als je in de klant zijn schoenen zou staan? Zou jij jezelf wel vertrouwen? Wil jij wel met jou samenwerken?
Je bent de hele verdere dag aan het haasten om tijd in te halen. Daardoor ben je gestrest en geïrriteerd. Je bloeddruk schiet omhoog. Je wordt geleefd door je agenda, waardoor je niet goed voorbereid op de volgende afspraken komt. Aan het einde van de dag kom je doodmoe en ontevreden thuis. Je zit tegen een burn-out aan.
Ik geef je 6 tips om jouw agenda efficiënt in te delen, zodat je je niet meer zo opgejaagd voelt.
Dag in blokken opdelen
1. Deel je dag op in tijdvakken waar binnen je kan plannen en zet die tijdvakken in je agenda.
2. Plan behalve afspraken ook de tijd om opvolging aan de afspraken te geven.
3. Plan tijd in om jouw e-mails te lezen en beantwoorden en hou je ook aan die tijd! Scan je mail aan het begin van de dag of er zaken tussen zitten die direkt aandacht nodig hebben en handel die af. Laat de rest staan.
4. Plan de lunch vrij, zodat je even een rustmoment hebt.
5. Houd ruim rekening met reistijd en dat een afspraak uit kan lopen.
6. Geef het beheer van jouw agenda uit handen.
NOTE: Als je het beheer van jouw agenda uit handen geeft, maak dan duidelijk afspraken met de persoon die jouw agenda beheert. Zoals: Hoeveel tijd wil je maximaal aan een afspraak besteden? Wat is je reistijd? Wil je de mogelijkheid om uit te lopen incalculeren? Een klant kan tenslotte net iets meer aandacht nodig hebben dan je van te voren had gedacht.
Rust in je agenda geeft rust in je hoofd. Tijd voor de klant EN voor jezelf.
Door je agenda goed in te delen hoef je niet meer te rennen naar de volgende afspraak. Je kan nu, zonder al met de volgende afspraak in je hoofd bezig te zijn, luisteren naar jouw klant. De klant voelt dat jij de tijd voor hem hebt en waardeert dat. De kans is groot dat jij deze opdracht krijgt en er meerder zullen volgen.
Omdat je genoeg tijd hebt ingepland voor de klant ben je ook ruim op tijd bij de volgende. Dit geeft je de ruimte om de aantekeningen van de vorige afspraak nog even aan te vullen en om je in de volgende afspraak in te lezen.
Aan het einde van de werkdag hoef je alleen nog maar te kijken hoe je agenda er voor morgen uitziet en daar de voorbereidingen voor te treffen. Je dag is aangenaam verlopen en je komt relaxt thuis.
Je hebt meer aan je avond en kan deze besteden aan jezelf, je gezin, je hobby, of gewoon lekker niets doen.
Je wordt door je agenda geleefd en bent altijd gehaast. Is dit nu de vrijheid van ondernemerschap? Deel je agenda efficiënter in waardoor je meer rust in je werkdag en hoofd hebt. Je komt niet oververmoeid en met nog een berg werk thuis. Eindelijk heb je ook tijd voor jezelf.
Ben jij al de baas over jouw agenda of zit je straks met een burn-out thuis?