Communicatie is in veel organisaties een probleem. Niet alleen binnen de organisatie, in de communicatie met de klant gaat het ook nog wel eens mis.
Vakantie overdracht
Gebrek aan communicatie is in mijn beleving de grootste oorzaak van misverstanden.
Geen (goede) overdracht bij vakantie bijvoorbeeld. Ieder mens heeft zijn rust nodig om later weer goed te kunnen presteren. Vakantie is iets waar iedereen naar uitkijkt en hoe dichterbij het komt, hoe meer je er ‘aan toe bent’. Je wil niet door een collega gebeld worden als je heerlijk op het strand ligt of een museum bezoekt. Zorg daarom voor een zo uitgebreid mogelijke vakantie overdracht. Hierin zet je met welke zaken je bezig bent, waar de eventueel benodigde stukken staan en of er tijdens jouw afwezigheid actie moet worden ondernomen.
Zorg ook voor een duidelijke afwezigheid assistent (out of office) waar in staat wanneer je weer aanwezig bent en wie jouw waarnemer is tijdens jouw afwezigheid. Natuurlijk vermeld je ook het telefoonnummer en e-mailadres van jouw waarnemer.
CRM up to date houden
Wat ook vaak wordt vergeten is aantekeningen maken in het CRM systeem als je de klant hebt gesproken over een wijziging in een offerte of contract.
NAW gegevens van de klant niet aanpassen wanneer deze gewijzigd zijn is ook iets wat veel voorkomt. Zo kan jouw collega naar een contactpersoon vragen die niet meer bij de klant werkzaam is. Jij wist dat maar je hebt het niet aangepast in het CRM systeem. Dat komt wat slordig over naar de klant.
Goed en duidelijk communiceren is essentieel binnen een organisatie. Zowel intern als met de klant. Misverstanden en irritatie worden hierdoor voorkomen.
Communiceren is niet alleen met elkaar praten. Ook het achterlaten van de juiste informatie in een CRM systeem, of een complete vakantieoverdracht of telefoonnotie valt onder communiceren.
Hoe helder communiceer jij?